Digitalización en los mercados mayoristas y de abastos: cómo pasar de la libreta al ERP

Los mercados mayoristas son el corazón del abastecimiento de frutas, verduras, pescado y carne en España. De sus puestos sale cada madrugada la mercancía que llega a los mercados de abastos, a las fruterías y a la hostelería. Y, sin embargo, buena parte de su trabajo diario sigue funcionando como hace años: pedidos que llegan por WhatsApp, libretas, albaranes en papel y mucho tecleo antes de poder vender.

Digitalizar un mayorista de mercado no significa cambiarlo todo. Significa conseguir que la información entre sola en el sistema que ya se usa, para que el equipo dedique su tiempo a vender y no a transcribir.

Cómo trabaja hoy un puesto de mercado mayorista

Un día normal empieza mucho antes de que amanezca:

• Los pedidos de los clientes llegan de madrugada y a lo largo de todo el día: por WhatsApp, con notas de voz, con fotos de una libreta, por email o por teléfono.
• Cada cliente pide a su manera: en kilos, en cajas, en sacos o en manojos, con nombres de producto propios y, a veces, con un "lo de siempre".
• Los albaranes de los proveedores llegan en papel o en PDF y alguien tiene que pasarlos al ERP línea por línea.
• Los precios cambian según el día y la temporada.
• Los comerciales necesitan datos (qué ha comprado un cliente, qué tiene pendiente de cobro) y tienen que pedírselos a administración.

Todo esto funciona gracias al esfuerzo del equipo. Pero cada pedido que se teclea a mano y cada albarán que se pasa línea por línea es tiempo que no se dedica a vender, y una oportunidad para que se cuele un error.

Qué significa realmente digitalizar un mayorista

Muchos mayoristas ya tienen un ERP y aun así siguen trabajando con papel y WhatsApp. Tener un sistema de gestión es el primer paso, pero no es suficiente. La digitalización tiene tres niveles:

1. El ERP como base: clientes, artículos, precios, stock y facturación en un solo sistema.
2. La entrada automática de la información: que los pedidos de los clientes y los albaranes de los proveedores lleguen al ERP sin que nadie los teclee.
3. El aprovechamiento de los datos: que el equipo pueda consultar lo que necesita al momento, sin depender de informes ni de administración.

La mayoría de los mayoristas de mercado ya tienen el primer nivel. El salto más grande está en el segundo.

Cinco pasos para digitalizar un mayorista de mercado

1. Mide dónde se va el tiempo. Cuenta cuántos pedidos y cuántos albaranes entran cada día y cuántos minutos dedica tu equipo a cada uno. Con esos dos números ya sabes dónde está el mayor ahorro. Puedes hacer el cálculo en el simulador de ahorro.
2. Empieza por los pedidos. Es donde más tiempo se pierde y donde más errores se cometen. Lo importante es que tus clientes puedan seguir pidiendo como siempre, por WhatsApp, por audio o por foto, y que el pedido llegue igualmente estructurado al ERP.
3. Sigue con las entradas de proveedor. Cuando los albaranes se registran solos, la mercancía está en el sistema antes de abrir la venta y la facturación no se retrasa.
4. Aprovecha los datos que ya tienes. Tu ERP sabe qué clientes han dejado de comprar, qué productos han dejado de pedir y qué cobros están pendientes. La clave es poder preguntarlo de forma sencilla, por ejemplo por WhatsApp.
5. No cambies de ERP si no hace falta. Cambiar de sistema es caro, lento y arriesgado. Hoy es posible añadir automatización e inteligencia artificial sobre el ERP que ya funciona.

Errores frecuentes al digitalizar

• Querer cambiarlo todo a la vez. Es mejor empezar por el proceso que más tiempo consume y avanzar paso a paso.
• Obligar a los clientes a usar una aplicación o un portal nuevo. Muchos clientes de un mercado mayorista no van a cambiar su forma de pedir. La tecnología tiene que adaptarse a ellos.
• Olvidarse de los comerciales. Si los pedidos que toman en la calle no entran también de forma automática, el problema sigue a medias.
• No medir. Sin saber cuánto tiempo se dedicaba antes, es difícil valorar el resultado.

Cómo lo están viviendo los mayoristas

En Guillén Merca, en Mercamadrid, el cambio se nota sobre todo en las entradas de mercancía:

"Antes empezaba la venta y yo seguía metiendo entradas una a una, línea por línea, y luego duplicaba el trabajo haciendo los albaranes del día. Ahora, con Ambergoods, antes de arrancar la venta ya tengo las entradas hechas y los pedidos se van facturando conforme van saliendo." — José, responsable del departamento de compras de Guillén Merca

En Fruitland, el cambio ha estado en los pedidos:

"Me ha liberado más de 3 horas diarias y he reducido muchísimo los errores humanos del día a día." — Pedro, CEO de Fruitland

Cómo ayuda Ambergoods

Ambergoods nació en Mercamadrid, junto a un mayorista de frutas y verduras, para resolver exactamente estos problemas. Funciona sobre el ERP que ya utilizas y cubre los tres niveles:

• Automatización de pedidos: los pedidos de WhatsApp, audio, foto o email llegan estructurados a tu ERP.
• Automatización de albaranes de proveedor: las entradas de mercancía se registran solas, con lotes y caducidades.
• Analista comercial: tu equipo pregunta a los datos por WhatsApp y recibe la respuesta al momento.

Ambergoods ya ha procesado más de 60.000 pedidos. Se integra con MercaXXI (Microven), Gesdix, Datasur, Alba IBS y Adigal, y la puesta en marcha lleva entre 1 y 2 días si tu ERP ya está integrado, o unas 2 semanas si hay que hacer la integración.

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